Una herramienta que permite definir, ordenar y seleccionar un conjunto de acciones a llevar cabo para el logro de un objetivo, mediante la sistematización de información relacionada con dicho objetivo, teniendo en cuenta aspectos técnicos, humanos, tecnológicos, financieros y administrativos.
El Plan de Trabajo Archivístico te da la guía y las pautas para recorrer el camino con su respectivo control hacia el objetivo presupuestado.
3 razones por las que deberías hacer un Plan de Trabajo Archivístico en todos tus proyectos.
Razón #1. Evita Improvisar
Y es que improvisar un poco también es bueno, pero si, un poco. No todo el tiempo.
En mi caso, a raíz de múltiples proyectos y tareas dejaba a un lado contar con un Plan de Trabajo Archivístico, lo cual me llevaba a “apagar incendios” día tras día y obviamente se afectaba el resultado final.
Con un Plan de Trabajo Archivístico bien elaborado, tendrás tu fiel compañero que te ayudará a controlar el camino hacia la meta.
Razón #2. Mantienes el control
“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.” – Lord Kelvin
¡Así de sencillo!
Uno de los beneficios del Plan de Trabajo Archivístico, es monitorear si los resultados que estás obteniendo sí están acorde con lo registrado en el PTA.
Si encuentras anomalías, desviaciones, cambios no esperados, pues es el momento de actuar y tomar el control.
Razón #3. Genera compromiso y motivación
Celebrar las pequeñas victorias alientan, animan y generan mayor compromiso por continuar alcanzando las metas descritas en el plan.
Pero es claro, el plan de trabajo archivístico no debe quedar solo para ti, al contrario, debes compartirlo, darlo a conocer a tu equipo de trabajo o a quienes tienen algún interés en su ejecución.
Si lo haces así, tú equipo de trabajo se identificará con los objetivos y por lo tanto, los motivará en su consecución.
Si eres tú el que estás solo al frente del desarrollo, tendrás la motivación activa cada vez que te das cuenta que logras los objetivos.
7 elementos que deben estar en la estructura de un Plan de Trabajo Archivístico Integra
Antes de dar inicio, te recuerdo que el Plan de Trabajo Archivístico Integral, es un documento base o guía que deberás tener siempre contigo para llevar el control del proyecto que estás realizando.
Y como es un documento formal, elabórale portada, tabla de contenido, índices de fotografías, tablas y gráficas; además agrega una introducción y finaliza con biografía.
Que no se te olvide elaborarlo aplicando normas para la presentación de documentos escritos, como las normas APA por ejemplo.
Una vez sugerido lo anterior, te diré cuales son esos elementos (que yo uso), que deberías tener en cuenta para cuando estés elaborando tu Plan de Trabajo Archivístico.
Elemento #1: Diagnóstico.
Describe lo más preciso posible el estado archivístico de aquello en lo que enfocarás tu Plan de Trabajo Archivístico.
Realiza una descripción de los distintos componentes de la realidad del problema o la necesidad detectada, ya sea de tu proyecto como independiente o que se encuentra identificado en el Plan Estratégico Archivístico de la entidad para la que trabajas.
Tiempo atrás escribí un artículo sobre el Diagnóstico, en el comparto la herramienta que yo uso en mis proyectos. Solo da clic aquí para leerlo.
Elemento #2: Objetivos.
Tu Plan de Trabajo Archivístico debe partir de un objetivo.
Dicho objetivo debería estar alineado con lo que has formulado en el Plan Estratégico Archivístico.
Así que recuerda:
El Plan de Trabajo Archivístico lo utilizas para desarrollar los objetivos (proyectos) que han quedado aprobados en el Plan Estratégico Archivístico (En Colombia conocido como el PINAR).
Pero si lo que vas a ejecutar, es un proyecto como independiente, entonces piensa en:
¿Qué quieres conseguir? (Objetivo General)
- Crear un Centro Administración Documental…
- Organizar el fondo acumulado de la compañía…
- Diseñar los programas específicos del PGD.
- Etc, etc, etc.
Para los objetivos específicos, haz uso de la metodología SMART, diseñando objetivos:
- Concretos
- Medibles
- Alcanzables
- Realistas
- Y que definan tiempo de inicio y fin.
Elemento #3: Indicadores.
Por muy hermosa que sea la estrategia, de vez en cuando hay que medir los resultados. – Winston Churchill
Toma en cuenta diseñar como mínimo un indicador para cada objetivo específico con el cual puedas monitorear su avance hasta el cumplimiento.
Dependiendo del tipo de objetivo que te hayas propuesto, será el tipo de indicador.
Hay indicadores que miden la eficacia, la eficiencia, el cumplimiento, el tiempo, etc.
Hace tres años compré un libro sobre indicadores de gestión, te recomiendo que lo adquieras. Te dejo el link aquí.
Elemento #4: Recursos.
¿Qué recursos necesitas para llevar a cabo todo el Plan de Trabajo Archivístico Integral?
¿Qué recursos requieres para ejecutar cada estrategia?
En este punto, debes establecer los recursos para el proyecto:
- Humanos.
- Tecnológicos.
- Económicos.
- De infraestructura.
En ocasiones podrías caer en el error de plantear objetivos para los cuales no cuentas con los recursos.
Así que plantea objetivos que estén a tu alcance o el de tu empresa.
Elemento #5: Estrategia y acciones
Ya hasta aquí tienes:
- Los objetivos.
- Indicadores.
- Recursos.
Con base a esta información, toma cada objetivo y diseña las estrategias. Es decir:
Que harás para dar cumplimiento al objetivo.
Así entonces, escribe la estrategia y luego haz las lista de las acciones.
Elemento #6: Responsables.
No todos deberían hacer de todo.
Mi sugerencia es que si cuentas con un equipo que te acompaña, identifica sus fortalezas y debilidades para que asignes a los encargados de cada actividad.
Claro, dependiendo del nivel y tipo de proyecto que estás planeando, también puede ser necesario que asignes responsabilidades y roles según niveles de educación.
¡Ten mucho cuidado con este elemento!
Establecer y asignar quien o quienes serán las personas responsables de llevar a cabo las tareas, puede marcar el éxito o el fracaso del proyecto archivístico.
Elemento #7: Tiempo.
Un hombre que se atreve a perder una hora de su tiempo, no ha descubierto el valor de la vida. – Charles Darwin.
Este elemento tiene que ser analizado en conjunto con todos los anteriores.
Además, el tiempo en un proyecto es un recurso que debes administrar de forma eficiente, ya que todo proyecto tiene un principio y un fin.
Así que debes asignar tiempos para cada tarea acordes con su complejidad.
Es probable que siempre hayan tareas que dependen de otras o se pueden hacer de manera simultánea, presta mucha atención a esta situación, puesto que si planeas bien el tiempo te podrás evitar dolores de cabeza.
Y ahora sigues tú.
Me gustaría conocer tu opinión al respecto del Plan de Trabajo Archivístico.
¿Alguna vez haz elaborado uno?
¿Para qué tipo de proyecto lo hiciste?
¿Cómo fue tu experiencia?
¡Vamos, anímate! escribe en el campo de comentarios.
Si compartes este artículo con otras personas a las que consideras puede ser de su interés, te lo agradeceré por montones.
